L’élimination d’archives publiques

Toute destruction d’archives publiques est interdite sans le visa préalable du directeur des Archives départementales, qui a délégation du Préfet pour autoriser la destruction de documents publics. Cette disposition est destinée à éviter que les documents d’archives publiques ne soient détournés après tri.

« Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives. Toute élimination est interdite sans ce visa ». (Livre II du Code du patrimoine)

L’élimination matérielle de documents est un acte irréversible. La demande de visa constitue alors la seule trace de l’existence d’un dossier et de l’activité administrative afférente.

Recevoir l’autorisation d’éliminer

1 – Vérifier quels sont les documents éliminables.

Les tableaux de tri annexés aux diverses circulaires et instructions permettent de vérifier le sort final et la durée d’utilité administrative (DUA) de chacun des dossiers sélectionnés. De manière générale, les critères de sélection sont de trois ordres :

1. 1. les critères juridiques fixés par la loi (les délais de prescription)
   2. les critères administratifs fondés sur la fin de la DUA, c’est à dire le moment où un document n’est plus utile à l’administration
   3. les critères archivistiques et historiques appréciés par les Archives départementales

2 – Remplir le bordereau de demande d’élimination en indiquant :

• le type de documents à éliminer :
  • • L’intitulé doit être clair et précis. Les termes « divers », « affaires générales » sont à proscrire ;
    • Les sigles doivent être développés : Syndicat mixte de gestion de l’eau et de l’assainissement de Guadeloupe (SMGEAG) ;
    • Des descriptions incomplètes retarderont le traitement de votre demande : « eau potable : relevés mensuels des compteurs » au lieu de simplement, « eau potable ».
• les dates extrêmes : année du document le plus vieux et du document le plus récent. Il est inutile de mentionner les jours, ou mois ;
• Le volume doit être indiqué pour chaque type de documents proposé à l’élimination en mètres linéaires ou en unité de conditionnement (ex : 1,20 ml = 12 boîtes de 10 cm).

Il est fortement conseillé aux structures administratives de regrouper, par campagne d’élimination, les demandes de plusieurs services en un seul bordereau afin de limiter le nombre de bordereau de faible volume.

3 – Recevoir le visa du contrôle scientifique et technique (CST).

Le bordereau doit être soumis, par mail, à la pré-validation d’un archiviste des Archives départementales avant d’être mis à la signature de l’Autorité, en 3 exemplaires papier. Ils seront envoyés, par voie postale ou coursier, aux Archives départementales de la Guadeloupe, à l’attention du directeur. Un exemplaire, avec les 2 signatures originales, sera ensuite retourné avec le numéro de visa attribué.

Ce bordereau visé devra être conservé sans limitation de durée. Il peut être réclamé lors d’un contrôle (chambre des comptes, URSSAF, etc.).

Gérer la destruction confidentielle

Si d’éventuelles observations ou réserves ont été émises par le directeur des Archives départementales de la Guadeloupe, elles devront être prises en compte avant que les archives ne soient détruites physiquement et de façon confidentielle, en présence d’un agent de l’administration. Les archives ne doivent jamais être laissées sur la voie publique ou à portée du public.

Si vous souhaitez confier cette opération (incinération, recyclage ou broyage) à un tiers, il est conseillé de mettre en concurrence plusieurs prestataires. La société sélectionnée devra délivrer un certificat de destruction qui sera conservé impérativement avec le bordereau d’élimination associé. Ces documents attestent de la destruction en conformité avec la loi en vigueur et déchargent les autorités de toute responsabilité une fois la destruction opérée. Si la société de destruction ne dispose pas de certificat, un modèle est proposé avec les principales informations devant y figurer.

La Chambre de commerce et de l’industrie (CCI) des Îles de Guadeloupe, en partenariat avec le Conseil Régional et l’ADEME, a répertorié les différents prestataires pouvant assurer un service d’élimination d’archives ou de transport vers un centre de tri. Un « Guide des déchets des entreprises de Guadeloupe » est également disponible au téléchargement.

 

Les éliminations « hors visa » du CST

L’autorisation des Archives Départementales n’est pas une obligation pour le Journal Officiel, les revues/magasines, la presse, les ouvrages administratifs (codes, guides…), les publications d’autres structures reçues pour information… Cette documentation peut être déposée directement en déchetterie. Cependant, les documents concernant la Guadeloupe pourront être proposés aux Archives départementales (qui pourraient ainsi compléter leurs collections).