Communicabilité et dérogations
Les documents ayant été numérisés ou microfilmés, ne sont communiqués que sous leur forme de substitution. Les documents en mauvais état ne sont pas communiqués. Une restriction temporaire pourra intervenir dans le cas où un fonds est en cours de traitement par le service.
Des autorisations de consultation par dérogation peuvent être accordées aux personnes qui en font la demande. La demande est instruite par l’administration des archives et l’accord est donné après avis conforme du service producteur des documents. Toute demande doit être faite en remplissant le formulaire ci-après. Attention, l’accès aux documents par dérogation ne vaut pas autorisation de reproduction. Cette mention doit être précisée dans le formulaire.
Cas particulier des généalogistes professionnels et des notaires
Les généalogistes professionnels et les notaires disposent, pour certaines typologies documentaires, de droits d’accès ou d’autorisations spécifiques.
- État civil
Les généalogistes professionnels peuvent demander à accéder aux registres d’état civil clos depuis moins de 75 ans. Pour cela, il est cependant nécessaire de solliciter une autorisation spécifique auprès du service interministériel des Archives de France (SIAF) via ce formulaire. Cette autorisation est strictement nominale et est valable pour une durée de 4 ans.
Pour accéder aux registres d’état civil en salle de lecture des Archives départementales (ou dans tout autre institution conservant ces documents), les généalogistes professionnels doivent donc présenter cette autorisation en cours de validité. Ils doivent également produire un mandat délivré par un notaire, un organisme d’assurance ou par toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime (un potentiel héritier dans le cadre d’un règlement de succession par exemple). En cas de doute sur un mandat, les Archives départementales se réservent le droit de contacter l’émetteur de celui-ci. Nous rappelons également que la présentation d’une carte professionnelle ne donne pas de droit d’accès aux documents.
Dans le cas particulier d’une succession soumise au régime de la vacance ou de la déshérence, le généalogiste professionnel présentera à la place du mandat une copie de l’avis paru dans un Journal d’annonces légales de la décision déclarant la succession vacante et en confiant la curatelle à l’autorité administrative chargée du domaine ou de la demande d’envoi en possession de la succession en déshérence formée par cette même administration.
Les notaires peuvent quant à eux obtenir une copie intégrale et un extrait avec filiation des actes d’état civil, et ce sans autorisation spécifique, en vertu des articles 30 et 32 du décret n° 2017-890 relatif à l’état civil du 6 mai 2017.
Pour plus d’informations, consulter la page dédiée sur le site FranceArchives.
- Enregistrement :
L’accès aux registres de l’enregistrement est encadré par l’article L. 106 du livre des procédures fiscales. Il est possible de délivrer un extrait des registres de l’enregistrement clos depuis moins de 50 ans pour les recherches généalogiques nécessaires au règlement d’une succession. Cet extrait peut être délivré au notaire chargé de ce règlement ou aux personnes agissant en son nom, ce qui inclut les généalogistes professionnels. Il sera dans ce cas vérifié que le professionnel agit bien dans une démarche successorale et, s’il s’agit d’un généalogiste professionnel, qu’il dispose bien du mandat d’un notaire.