Le versement d’archives publiques aux Archives départementales

La procédure de versement

Les documents à conserver définitivement seront versés aux Archives départementales, après accord entre le service versant et les Archives départementales. Les Archives départementales de la Guadeloupe étant actuellement confrontées à un problème de place, seuls les plus petits versements peuvent être accueillis.

Il est néanmoins conseillé aux administrations de préparer les futurs versements. Cela facilitera les opérations ultérieures.

Risque amiante

L’amiante, utilisé jusqu’en 1997 dans le domaine de la construction, est classé comme substance cancérogène avéré pour les êtres humains. Il reste encore présent dans de nombreux bâtiments construits avant cette date.

Afin d’assurer la sécurité des personnels et des lecteurs manipulant des archives, nous devons nous assurer de l’absence de contamination par l’amiante de tout document d’archives collecté. Ainsi, avant tout transfert de document, les services versants doivent impérativement se renseigner sur les locaux ayant abrité les documents à verser : le local en cours et, le cas échéant, les locaux précédents où auraient pu transiter les archives.

Si les archives ont été entreposées dans des locaux construits avant 1997, il convient de transmettre la fiche récapitulative du dossier technique amiante des locaux concernés.

En cas de refus ou de non-réponse, la procédure de versement sera suspendue.