Élections municipales et communautaires 2026
Tout savoir sur le récolement réglementaire de vos archives communales et intercommunales
À la suite du renouvellement des conseils municipaux et communautaires, les maires/présidents installés sont tenus d’établir un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives dont ils sont personnellement responsables. Ce procès-verbal est accompagné d’un récolement. Cette procédure n’est pas une simple formalité. Elle permet de dresser une photographie des archives de la collectivité territoriale afin :
- de déterminer le périmètre sur lequel s’applique la responsabilité du maire/président. Il ne peut en effet être tenu responsable de la perte d’un document qu’il n’a jamais pris en charge ;
- de s’assurer, une fois par mandat, de la bonne conservation des documents essentiels (registres des délibérations, état civil, cadastre…) pour l’administration quotidienne mais aussi pour l’histoire ;
- et d’offrir une vue d’ensemble des autres archives (budgets, élections, permis de construire, etc.).
Le récolement doit donc mentionner avec précision les documents produits ou reçus par la collectivité, qu’ils soient anciens ou récents, classés ou non, rangés dans un bureau ou stockés en vrac dans un grenier… Les services d’archives constitués pourront transmettre, en complément, une copie ou un export de leur inventaire général.
Le récolement réglementaire doit être finalisé et le procès-verbal signé
pour le 31 décembre 2026.
NOUVEAU : Les collectivités peuvent choisir entre une transmission dématérialisée via la plateforme Démarche numérique 👉 lien (anciennement Démarches simplifiées) et une transmission au format papier
| Transmission papier | Transmission dématérialisée | |
| Textes de références |
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| Télécharger les documents suivants : | Accéder au formulaire de saisie du récolement en ligne : | |
| Pour les communes | ▶️ Procès-verbal au format 👉PDF👉Word ▶️ Récolement au format 👉Word | Cliquer 👉 lien direct pour remplir votre récolement communal et déposer votre procès-verbal signé en fin de formulaire ainsi que tout document complémentaire (photographies, inventaire, plans… Attention : 200 Mo maximum par fichier) aidant à une meilleure appréhension de la situation des archives et des locaux de conservation. |
Pour les EPCI
| ▶️ Procès-verbal au format👉PDF👉Word ▶️ Récolement au format👉Word | Cliquer 👉 lien direct pour remplir votre récolement communautaire et déposer votre procès-verbal signé en fin de formulaire ainsi que tout document complémentaire (photographies, inventaire, plans… Attention : 200 Mo maximum par fichier) aidant à une meilleure appréhension de la situation des archives et des locaux de conservation. |
🤔 En pratique | Vous pouvez joindre à votre dossier tout document complémentaire (plans, photographies…) aidant à une meilleure appréhension de la situation des archives et des locaux de conservation. | Besoin d’aide pour créer votre compte sur Démarche numérique ?! ▶️Tutoriel Plusieurs personnes peuvent compléter ou modifier le formulaire. Il suffit de renseigner l’adresse e-mail et envoyer une invitation. Avec cette option, il vous est ainsi possible d’avoir un soutien appuyé des Archives départementales (Véronique Parmentier), directement sur vos saisies. |
Le procès-verbal doit être signé manuscritement par les maires/présidents sortants/entrants. Le procès-verbal, son annexe et toute pièce complémentaire doivent être dressés en trois exemplaires :
Ils seront conservés par le maire/président sortant et dans les archives de la collectivité. | Le procès-verbal doit être signé manuscritement par les maires/présidents sortants/entrants. Une copie numérique est déposée sur la plateforme et vaudra transmission aux Archives départementales qui pourra instruire le dossier. Les données devront être téléchargées pour être conservées par les maires/présidents sortants/entrants et les Archives départementales. Ils resteront accessibles sur le site Démarche numérique durant 3 ans à compter du dépôt. | |