Administrations, collectivités territoriales et établissements publics

« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur forme, leur lieu de conservation et leur support, produits ou reçu par toutes les personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». Livre II du Code du patrimoine (art. L211-1)

La notion d’archives publiques est indépendantes :

• de la date : un document devient une archive dès sa création ;
• du lieu de conservation : les archives sont conservées dans les bureaux (armoires et ordinateurs), les espaces de préarchivage, les Archives départementales ou même, parfois, dans les caves et garages ;
• de la forme : les archives sont des documents écrits dactylographiés, manuscrits ou imprimés, un plan, une affiche, un dépliant, une photographie, etc. ;
• du support : il peut s’agir de papier, d’un fichier électronique, d’une bande magnétique, d’un négatif argentique.

Les archives publiques sont : « Les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission. […] » (Code du patrimoine, art. L211-4)

« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » (Code du patrimoine, art. L 211-2).

La bonne conservation, et le suivi des procédures réglementaires en matière de versement et d’élimination sont primordiaux pour constituer le patrimoine de la Guadeloupe et de la population de demain.

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles font partie du domaine public mobilier de l’État et ne peuvent être détruites ou altérées sans l’autorisation d’un représentant de l’État habilité. Toute infraction à ce principe peut être punie par des sanctions relevant du Code pénal. Le fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit jusqu’au versement aux Archives départementales mais n’en est pas propriétaire.