Administrations, collectivités territoriales et établissements publics

« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ». Livre II du Code du patrimoine (art. L211-1)

La notion d’archives est indépendante :

• de la date : un document devient document d’archives dès sa création ;
• du lieu de conservation : les archives peuvent se trouver dans les bureaux (armoires et ordinateurs), les espaces de préarchivage, un service d’archives définitives, voire parfois (trop souvent) dans des lieux peu adaptés à leur conservation ;
• de la forme : les archives peuvent être des documents manuscrits, dactylographiés, imprimés, il peut s’agir d’images, de photographies, de son, de vidéo…. ;
• du support : on peut trouver des archives sur du papier, des supports numériques, du papier photo, des négatifs argentiques, des bandes magnétiques, etc.

« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » (Code du patrimoine, art. L 211-2).

Les archives publiques sont : « 1° Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. […] ; 2° Les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ; 3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. » (Code du patrimoine, art. L211-4)

Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. Elles font partie du domaine public mobilier de l’État et ne peuvent être détruites ou altérées sans l’autorisation d’un représentant de l’État habilité. Toute infraction à ce principe peut être punie par des sanctions relevant du Code pénal. Le fonctionnaire est responsable des documents qu’il produit, jusqu’au versement à un service d’archives définitives (comme les Archives départementales), mais n’en est pas propriétaire.

Il incombe donc à chaque administration d’assurer la bonne gestion et la bonne conservation de ses archives et de suivre les procédures réglementaires en matière de versement et d’élimination d’archives publiques.

Toute demande de d’élimination d’archives publiques doit être soumise au visa du directeur des Archives départementales (voir formulaire).

À travers ce contrôle sur les archives publiques, l’administration des archives veille à la constitution et la préservation du patrimoine archivistique de la Guadeloupe, au service des générations actuelles et futures et de la recherche.